” Het duurt langer om te delegeren dan om het gewoon zelf te doen …”
” Ze luisteren gewoon niet, dus doen ze het op de verkeerde manier …”
“Ik heb het geprobeerd en het werkte niet …”
“Als ik iets wil doen, kan ik het beter zelf doen …”
Herkenbaar? Voor ons als business coaches in ieder geval wel!
Je zult blij verrast zijn om te ontdekken dat delegeren vrij eenvoudig en effectief is als je begrijpt dat het om een proces gaat en om vertrouwen ontwikkelen. Dit kost dus altijd tijd, maar de geïnvesteerde tijd zal je vele malen terugverdienen. Je zult ook in staat zijn om een geweldig team te ontwikkelen.
Dus wat zijn de vier fasen, hoor ik je vragen?
Fase 1: Doe deze taak op deze manier en laat het mij zien voordat je het uitvoert.
Fase 2: Hier is de taak, vertel me hoe je het gaat aanpakken, doe het, laat me het achteraf zien.
Fase 3: Hier is het doel, vind zelf de beste manier uit om het te doen, vertel me wanneer het klaar is.
Fase 4: Wanneer je een probleem ziet, handel het dan af zoals jij denkt dat het goed is, rapporteer het routinematig.
De vier stadia van delegeren in detail
In fase 1 heb je er nog geen vertrouwen in dat de persoon aan wie je de taak gaat delegeren de taak voldoende begrijpt of weet hoe je het gedaan wilt hebben. Je moet het dus duidelijk uitleggen. Je legt de taak uit en geeft aan hoe dit moet worden gedaan. Ook vraag je om het voltooide resultaat te zien voordat het wordt geïmplementeerd.
Als het resultaat aan het einde van een fase 1-delegatie is zoals je het wilt, en je hebt er alle vertrouwen in dat ze het opnieuw kunnen doen, ben je klaar om naar fase 2 te gaan. Maar tot die tijd blijf je zeer prescriptief en laat je heel weinig ruimte voor fouten. Je zult fouten dus ontdekken voordat ze er echt toe doen.
In fase 2 controleer je dat ze de taak zullen uitvoeren zoals jij dat wilt. “De taak is dit … wat zijn de stappen die je zou moeten doorlopen om deze taak te voltooien?”.
Als ze het met zelfvertrouwen goed kunnen uitleggen, hebben ze het geleerd. Dus laat je wat vertrouwen zien. Je laat ze gaan en de taak doen en ze laten het aan jou zien nadat het is voltooid. En zeg dat, als ze zich onzeker voelen, ze terug kunnen komen om jou om raad te vragen. Als ze echter steeds terug blijven komen, zeg hen dan dat je echt wilt dat ze dit bereiken zonder het te controleren en dat ze het moeten proberen. Het is belangrijk om hun zelfvertrouwen op te bouwen.
In fase 3 geef je ze een doel , de uitkomst die je wilt. Dit kan een aantal kleinere taken inhouden. Je vraagt hen om uit te zoeken hoe ze dit het beste kunnen bereiken en je te vertellen wanneer het klaar is. Moedig ze weer aan om hulp te vragen als ze zich onzeker voelen over de uitvoering. Wanneer ze consequent de taak goed uitvoeren, vertel ze dan duidelijk dat je er alle vertrouwen in hebt dat ze dingen goed doen (goed gedaan!) en dat ze klaar zijn voor de laatste fase.
Fase 4 is wanneer jij een stapje terug doet en je de dingen ziet gebeuren. Je springt alleen bij als de situatie verandert, of als je problemen ziet optreden. Ga pas terug naar fase 3 als dat écht nodig is. Als je het proces volgt, bereik je met de meeste mensen stadium 4.
Neem nooit een taak terug nadat deze is gedelegeerd! Tenzij jij voor altijd al het werk wilt doen waar je je medewerkers voor betaalt!
Ja, er worden soms fouten gemaakt! Als dat gebeurt dan komt dat waarschijnlijk doordat je de taak niet goed genoeg hebt beschreven, of verzuimd hebt iets te vertellen over hoe je het wilt doen. Of misschien probeerde je een of meerdere stappen over te slaan – niet doen.
Als je jouw bedrijf op een efficiënte en effectieve manier wilt runnen, is delegatie altijd vereist. Dus, overweeg deze 4 Fasen aanpak toe te passen als je weer een deel van jouw taken wilt delegeren.
Delegeren en het ontwikkelen van systemen voor bedrijfsprocessen gaan hand in hand. Daarover een andere keer meer.