Simpele personeelssystemen die je tijd besparen bij het bouwen aan jouw team
De waarheid is dat de meeste ondernemers niet zo geïnteresseerd zijn in het managen van mensen. Ze zijn hun bedrijf gestart vanuit een goed business idee en dat is dan ook waar ze hun tijd aan willen besteden. De andere waarheid is echter ook dat geen enkele onderneming het lang zal volhouden als de mensen hierin niet goed worden aangestuurd. Het goede nieuws voor ondernemers is dat zij aanzienlijk minder tijd hoeven te besteden aan het aansturen van hun werknemers door een paar eenvoudige oplossingen toe te passen:
Het devies: Systematiseer de routine, humaniseer de uitzonderingen
In het algemeen kan 80% van wat er in jouw bedrijf gebeurd, gegoten worden in een soort van structuur, waardoor er 20% overblijft dat daadwerkelijk management nodig heeft. Natuurlijk moet je niet vergeten dat er altijd emotie bij betrokken is als het gaat om personeelszaken.
Daarom heeft het systematiseren van personeelsprocessen twee belangrijke voordelen: het bespaart je tijd en dat betekent dat als er routinematige situaties opduiken, jij (en jouw medewerkers) alleen de procedures hoeven te volgen die je hebt ingevoerd, waardoor de emotionele component eruit kan worden gelaten. Als er bijvoorbeeld een verlofregeling bestaat binnen het bedrijf, hoef je niet iedere verlofaanvraag apart te bekijken.
In het uitzonderlijke geval dat er een situatie niet past in het systeem dat je hebt gecreëerd, zal jouw betrokkenheid nodig zijn. In deze gevallen (om het vorige voorbeeld nogmaals te gebruiken, wanneer een werknemer extra verlof vereist wegens een plotseling familiedrama) is het investeren van tijd en energie in het managen van de situatie met compassie en tact, essentieel.
Documenteer elke positie en vereisten voor de rol
In Nederland kan het in dienst nemen en ontslaan een complex en kostbaar proces zijn, dus is het belangrijk voor eigenaren van kleine ondernemingen om deze uitdagingen op het gebied van personeel een stap voor te zijn. Creëer een taakomschrijving voor elke positie binnen jouw bedrijf met daarin de verantwoordelijkheden die bij deze positie horen. Zorg ervoor dat deze gedetailleerd is omschreven zodat wanneer je een nieuwe werknemer aanneemt, deze zijn rol kan vervullen met zo min mogelijk gedoe.
Als je bijvoorbeeld jouw telefoontjes door de receptioniste laat beantwoorden, omvat dan ook hoe hij/zij dat moet doen, en naar wie moet worden doorverbonden (bijv., als het om een productaanvraag gaat, verbind de beller dan door met het verkoopteam. Als het een sollicitant is, vraag dan de persoon om een CV door te mailen). Dit verkort niet alleen de inwerktijd van de nieuwe werknemer, maar leidt er ook toe dat deze minder vragen heeft, ook jij precies begrijpt wat de positie inhoudt wanneer je iemand nieuw aanneemt én stelt jouw medewerker in staat om de juiste keuzes te maken. Als jouw receptioniste een dag ziek is, kan een van uw andere werknemers het werk makkelijker overnemen door middel van de taakomschrijving, zonder dat diegene zich daarin teveel hoeft te verdiepen.
Implementeer de door jouw ontwikkelde systemen
Het is eenvoudig om een systeem te ontwikkelen, maar het bespaart je geen tijd tenzij je dit naar behoren invoert en uw werknemers het volledig begrijpen en accepteren. Je kunt er bijvoorbeeld besluiten om een wekelijkse vergadering in te voeren waarbij de rapportage wordt besproken en oplossingen voor problemen worden bedacht, maar dan blijkt dat deze de afgelopen drie weken niet gehouden is. Vraag je dan ten eerste af waarom niet: duurden de vergaderingen te lang of ben je vergeten om de vergadering aan te kondigen? Pak vervolgens de redenen aan: wees strenger op de tijden van de vergadering en beëindig de vergadering op een vooraf bepaalde tijd, zet een reminder in je telefoon om de vergadering te starten, of stuur een vergaderverzoek. Boek de vergaderzaal van tevoren. Systemen leveren alleen iets op wanneer je gecommitteerd bent je eraan te houden, én als je je medewerkers meekrijgt en zij er volledig achter staan.
Meer weten over hoe je dit in de praktijk kan brengen? Ga eens een gesprek aan met een van onze coaches …