Wat is hefboomwerking eigenlijk?
Het is het beste halen uit je mensen, je systemen en je processen. Laten we hefboomwerking opsplitsen in vier overzichtelijke delen.
Deel 1: Mensen en Opleiding
Haal je het beste uit je team? Krijgen ze regelmatig training en updates, zodat ze professioneel vooruit kunnen en ook je bedrijf helpen groeien? Delegeer je? Zo niet, waarom niet?
Als je het goed doet komt er niet alleen tijd vrij, maar krijgen je medewerkers ook de kans om meer verantwoordelijkheid op zich te nemen en wordt hun motivatie vergroot. Regelmatige evaluaties/beoordelingen helpen, vooral als er de mogelijkheid is voor 360 graden feedback.
Het is ook belangrijk om naar de productiviteit van je team te kijken – misschien heb je ontdekt dat de productiviteit gestegen is doordat meer van je team thuis werkt – als dat het geval is, hoe/waarom dan? Iets waar je je aan vast moet houden.
Deel 2: Levering en Distributie
Dit heeft alles te maken met de levering van je dienst/product aan klanten/cliënten. Lever je consequent een uitstekende service die 5 sterren waardig is?
Of dat nu zo is of niet; herzie je systemen/processen regelmatig en zorg ervoor dat ze geschikt zijn voor het beoogde doel, nu en in de toekomst. Eventueel noodzakelijke veranderingen zullen beter werken als je je team erbij betrekt.
Alles wat niet geautomatiseerd is terwijl het wel zou kunnen, wordt zo de moeite waard en bestrijkt 80% van de situaties, zodat nog maar 20% menselijk ingrijpen nodig heeft. Dan komt hier je personeelshandboek en opleidingsprogramma om de hoek kijken. Zonder zo’n handboek zul je je team voortdurend moeten vertellen wat ze moeten doen. Een bedrijfshandleiding en regelmatige training zorgen er ook voor dat je normen consistent zijn; dit betekent dat je minder tijd kwijt bent aan het oplossen van problemen met klanten of cliënten en dat jij en je team zich kunnen concentreren op geld verdienen.
Deel 3: Boekhoudkundige en Financiële Processen
Als ondernemer moet je je cijfers kennen. We kunnen niet genoeg benadrukken hoe belangrijk dit is. Hoe kun je weten hoe het met je gaat als je geen informatie hebt over je startpunt, of je huidige positie!
Ik bedoel niet alleen €-getallen, maar ook getallen als het aantal verkochte producten/diensten, het aantal leads, het aantal klanten, het aantal aanwezigen bij webinars en de conversiepercentages – het zijn er veel.
Ken je verkoopcijfers, kosten, winstmarges en zorg dat je voor alle onderdelen van je bedrijf Key Performance Indicators (KPI’s) vaststelt.
Dit helpt je om te visualiseren hoe succesvol (of niet) elk gebied van je bedrijf is. Het zal je ook in staat stellen te zien waar veranderingen of verbeteringen nodig zijn.
Ervoor zorgen dat elk lid van het team zijn individuele KPI’s kent, betekent dat ze in staat zijn de waarde te zien die ze inbrengen en helpt ook om ze gemotiveerd te houden hun best te doen. Misschien is er zelfs ruimte voor een beetje vriendschappelijke competitie.
Deel 4: Systemen en Technologie
Als je over de juiste systemen en technologie beschikt, helpt dat om je activiteiten te stroomlijnen. Een CRM (Customer Relationship Management) systeem bijvoorbeeld zal je in staat stellen je omgang met je klanten te beheren. Dit systeem registreert niet alleen wie je klanten zijn, het kan ook de verkoop bijhouden, de winstgevendheid, feedback over wat ze gekocht hebben en welk marketingmateriaal je ze gestuurd hebt. Met deze informatie kun je de klanten beter benaderen met je producten en diensten.
Begin met een stroomschema voor elk gebied van je bedrijf, dit zal je helpen om eventuele knelpunten op te sporen
Automatiseer routinetaken of besteed ze uit, want zo maak je tijd vrij. Dat kan de loonlijst zijn, administratieve taken zoals het factureren van cliënten en het beheer van sociale media. Op de juiste manier gebruikt kan boekhoudsoftware ook een enorm voordeel zijn. Je kunt er regelmatig rapporten mee maken die de winstgevendheid of het gebrek daaraan van elk deel van je bedrijf duidelijk aantonen, en je zo tijd en moeite besparen. Dit alles zal je helpen om over te schakelen van werken IN naar werken AAN je bedrijf.
Vergeet de praktische handleidingen die iedereen kan gebruiken niet – houd ze bij.
ActionCOACH heeft een handige checklist voor hefboomwerking op deze vier gebieden. Vraag 'm bij bij een van onze coaches!