Als ondernemer of als je samenwerkt met iemand die een eigen bedrijf heeft, heb je waarschijnlijk wel eens het 'nooit genoeg tijd' fenomeen ervaren. Om ervoor te zorgen dat je bedrijf je werknemers, klanten en jezelf goed ondersteunt, is het essentieel om de juiste werkzaamheden uit te voeren en daar de tijd voor te nemen.
De Focus-Zone
In zijn boek 'The 7 Habits of Highly Effective People' bespreekt Stephen Covey de vier tijdskwadranten als onderdeel van zijn 'Put First Things First' concept. Kwadrant 2 omvat activiteiten die niet urgent zijn maar wel belangrijk voor het bedrijf of jouw leven. Deze activiteiten worden gemarkeerd in een cirkel, de 'focus zone', in het midden van het doelwit. Hier richt je je op zaken die op lange termijn cruciaal zijn voor succes.
Om de focus-zone te betreden, moet je bewust beslissen om dit te doen, omdat deze taken niet directe druk uitoefenen. Ze eisen niet onmiddellijk je aandacht op. Het is belangrijk om regelmatig tijd vrij te maken voor kwadrant 2 en hierop te oefenen, zoals Covey benadrukt, totdat het een gewoonte wordt.
Hier volgen een aantal tips om je hierbij te helpen:
- Zorg ervoor dat je regelmatig tijd inplant in je agenda om te plannen. Dit is waarschijnlijk de beste en misschien wel de enige manier om ervoor te zorgen dat het daadwerkelijk gebeurt. Hoewel je 20% van je tijd moet besteden aan activiteiten in de 'focus zone', betekent dit niet per se dat je dit wekelijks moet doen. Het kan ook maandelijks of zelfs per kwartaal plaatsvinden. Bijvoorbeeld, je kunt wekelijks 4 uur reserveren voor planning op lange termijn (niet alleen op korte termijn), plus nog eens 8 uur per maand, mogelijk verdeeld over een paar halve dagen. Daarnaast kun je nog eens 16 uur per kwartaal toevoegen, misschien in één of twee sessies buiten de reguliere kantooruren.
- Zet een systeem op waarmee je jezelf verantwoordelijk houdt voor deze taak, zodat je de motivatie voelt om het uit te voeren. Dit kan bijvoorbeeld door samen te werken met een coach, partner, mastermindgroep, echtgenoot of een andere persoon waar je je verantwoordelijk tegenover voelt om het te volbrengen. Zorg ervoor dat zij weten dat ze je moeten herinneren wanneer je tijd moet vrijmaken en hoe je van plan bent het in te plannen. Zorg er vervolgens voor dat je iets kunt presenteren waarmee zij kunnen zien wat het resultaat is van je planning, en maak ook tijd vrij om dit met hen te bespreken.
- Verdeel het werk in behapbare stukken. Sommige mensen gedijen het beste in korte sessies van 30 minuten, terwijl anderen de voorkeur geven aan sessies van 2 uur. Let op je eigen concentratieniveau en werkstijl, en kies de tijdsperiodes die het meest effectief voor je zijn. Zorg ervoor dat je het werk in stukken opdeelt, zodat je in elke tijdsperiode iets zinvols kunt afronden. Leer jezelf kennen en weet wanneer je tijd moet vrijmaken voor je focus-zone. Zorg ervoor dat de verdeelde tijd het beste werkt voor jouw productiviteit.
- Selecteer de optimale tijd voor je focus-activiteiten. In elk bedrijf zijn er momenten van de dag of dagen van de week die gunstiger zijn dan andere. Als je bijvoorbeeld weet dat maandagochtenden altijd hectisch zijn, vermijd dan deze tijd voor je focus-activiteiten. Je begrijpt je eigen dagelijkse ritme het beste, dus zorg ervoor dat je de meest geschikte tijd van de dag kiest voor de aard van de activiteit die je wilt uitvoeren, of het nu gaat om creatieve brainstormsessies of nauwgezet invoeren van cijfers.
Als je bedrijf op lange termijn succesvol wil zijn, zijn bewuste en gedisciplineerde planningsessies essentieel om dat te bereiken. Succes komt zelden vanzelf, dus zorg ervoor dat je voortdurend plant voor succes, niet alleen voor deze week, maar voor de komende decennia